Mặc dù ngày càng có nhiều phần mềm điện tử ra đời nhằm giải quyết nhu cầu liên lạc, trao đổi thông tin, nhưng email vẫn là phương tiện được nhiều người sử dụng rộng rãi, nhất là trong công việc. Viết một email bằng tiếng Việt có lẽ đã quá dễ dàng, nhưng việc viết mail bằng tiếng anh thì chắc hẳn vẫn còn khá khó khăn đối với nhiều người. Để hướng dẫn viết email bằng tiếng anh một cách chuyên nghiệp, hoàn chỉnh, giúp ban ghi điểm trong mắt người nhận, hãy theo dõi những gợi ý của chúng tôi dưới đây.
CẤU TRÚC CỦA MỘT EMAIL THÔNG THƯỜNG
Trước khi viết một email, bạn cần nắm được cấu trúc đầy đủ và hoàn chỉnh của một email bao gồm những phần nào. Cụ thể, một email thông thường sẽ có đủ những nội dung được phân bổ vào những phần sau:
- Greeting (Chào hỏi)
- Opening comment (Lời chào hỏi ban đầu)
- Introduction (Giới thiệu)
- Main point (Nội dung chính)
- Concluding sentence (Kết thúc email)
- Signing off (Kí tên/tái bút)
HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH
Greeting
Cấu trúc chung: Dear + title (danh xưng) + surname (họ của người nhận mail)
Bạn có thể lựa chọn cách xưng hô dựa trên mối quan hệ của bạn với người nhận mail (thân mật, quen biết, lịch sự, cấp trên – cấp dưới, trang trọng,…)
Một vài gợi ý về cách xưng hô mà bạn có thể tham khảo:
- Mối quan hệ giữa bạn và người nhận mail là mối quan hệ lịch sự: Bạn nên sử dụng các danh xưng như Mr, Ms, Mrs,…
VD: Dear Mrs.Cullen
- Mối quan hệ giữa bạn và người nhận mail là mối quan hệ thân mật: Bạn có thể sử dụng danh xưng đơn giản hơn trong các câu chào hỏi thông thường.
VD: Hi Bryce, Dear Juli,…
- Nếu nội dung của bức thư là để làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin gì về người nhận thư:
VD: To whom it may concern, Dear Sir/Madam,…
Opening Comment
Về phần opening comment (lời chào hỏi đầu thư), bạn có thể hỏi thăm về tình hình sức khoẻ, công việc,…của người nhận mail. Một số gợi ý cho bạn như sau:
- Hỏi thăm sức khoẻ, tình hình hiện tại của người nhận mail:
VD: How are you?, How are things,…
- Nội dung bức thư là một sự phản hồi/hồi đáp: Bạn nên bắt đầu bằng từ cảm ơn “thanks”
- Khi ai đó gửi trước cho bạn một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty mà bạn đang làm, khi hồi âm, bạn có thể viết:
VD: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn bạn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
-
- Khi một người trả lời email mà bạn đã gửi cho họ:
VD: Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp), Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp),…
-
- Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp: Cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc tốt lành đến người nhận
VD: I hope you are doing well (Hy vọng bạn vẫn khỏe), I hope you have a nice weekend (Hy vọng là bạn có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ),…
Introduction
Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta gửi email này. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta sẽ có cách mở đầu khác nhau.
Cấu trúc gợi ý: I am writing to + verb…
- I am writing to ask for the information about the English courses (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh)
- I am writing to check if everything is ready for the launch of the product (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa)
- I am writing to reference to… (Tôi viết thư để tham khảo…)
- I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu…)
Lưu ý:
Không nên dùng “I’m” trong email vì trong văn phong trang trọng thì không nên dùng từ viết tắt.
Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và chỉ dùng câu hỏi trực tiếp cho các mối quan hệ thân thiết.
Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize…
Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”
Chú ý rằng, các câu trong phần này nên trình bày ngắn gọn và dẫn cụ thể vào mục đích vì người đọc thì luôn thích 1 bức thư rõ ràng, rành mạch hơn.
Trong việc hướng dẫn viết email bằng tiếng anh, bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, chính tả vì nó sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn.
Main point
Đây là phần nội dung chính của email, bạn nên cố gắng nếu vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích nhất có thể.
Tuy nhiên, nếu nội dung bạn muốn đề cập là những vấn đề tế nhị như từ chối lời đề nghị, thông báo cho thôi việc,… bạn nên viết về điều này trong những đoạn văn tiếp theo thay vì nêu ngay trong câu đầu.
Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu cho người nhận mà bạn có thể tham khảo:
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định…)
- I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)
Còn nếu bạn viết cho họ về nội dung mà bạn đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau để bức thư đỡ rườm rà hơn:
- Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1)
- As you started in your letter,… (Như khi bạn bắt đầu trong thư,…)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
- I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- Could you please help me …? (Ông có thể vui lòng giúp tôi …?)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)
Concluding sentence
Bạn có thể sử dụng các câu sau để khép lại email:
- Let me know if you need anymore information (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào)
- Please get back to me as soon as possible (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé)
- I look forward to hearing from you soon (Tôi mong rằng sớm được nghe tin từ bạn)
- Feel free to contact me if you need further information (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi để…)
- Please respond at your earliest convenience (Xin hãy hồi âm ngay khi các ông/bà có thể)
Ngoài ra, nếu bạn đã bắt đầu email bằng Dear Mr, Dear Mrs hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,… (kính thư)
Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
Signing off
Tại cuối thư, signing off bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng:
- Best
- Best wishes
- Regards
- Take care
- Bye
Trường hợp trang trọng:
- Best regards
- Warm regards
MỘT SỐ LƯU Ý KHI VIẾT MAIL
Nếu viết email, bạn cần phải đặt tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tránh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.
Một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh chính là lời đề nghị, yêu cầu. Nó sẽ cho thấy sự nghiêm túc của bạn đối với vấn đề mà bạn đặt ra. Chính vì tầm quan trọng của nó nên lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để người nhận không bỏ sót các tệp đính kèm này, bạn đừng quên thông báo, nhắc nhở người nhận.
Hy vọng, sau khi đọc xong bài viết hướng dẫn viết email bằng tiếng anh này, bạn đã có thể tự mình soạn được 1 email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp với đầy đủ các phần nội dung, cấu trúc, thành công trong việc ghi điểm trong mắt người nhận về tác phong và sự chuyên nghiệp của mình.